PARTNERBIJDRAGE – Germen Kroon van GrafiStore merkt dat bedrijven door de corona- maatregelen meer oog krijgen voor slimme automatiseringsoplossing binnen bestaande workflows. De beperkingen, door het deels thuiswerken en de manuele processen op de zaak, sluiten vaak niet naadloos aan.
Origineel artikel: Door Coronamaatregelen meer vraag naar automatisering (Interview door Peter Luit)
Germen Kroon stelt dat de vraag naar meer automatisering eveneens wordt veroorzaakt door de trend dat steeds vaker opdrachten in omvang afnemen, maar in aantal toenemen. "Dat betekent dat juist grote hoeveelheden kleine opdrachten om geavanceerde oplossingen vragen. Meer handelingen per dag moeten lonen om betaalbaar te blijven."
Kroon: "Investeringen in software en dus automatisering worden door marktontwikkelingen steeds belangrijker."
Aan wat voor taken moet je dan denken?
Kroon: "Dat kunnen al heel eenvoudige handelingen zijn, zoals een volledig geautomatiseerde bestandscontrole, gecombineerd met e-mail notificatie en het klaarzetten van goedgekeurde bestanden in de juiste print-wachtrij. Juist bij dat soort taken is snelheid gewenst, maar we zien nog dat het overgrote deel van de MKB-bedrijven binnen de branche hier nog vaak aan voorbij gaan. Als je dergelijke taken enkele tientallen keren per dag een paar minuten per keer doet, dan schrik je als je het simpele sommetje maakt hoeveel uur daar per jaar in gaat zitten."
Minder handmatige stappen bespaart op jaarbasis gewoon heel veel geld.
Waarom doen bedrijven dat dan niet pro-actief?
Kroon: "Ze kopen wel de standaard gereedschappen, die natuurlijk in basis wel aan elkaar gekoppeld kunnen worden, maar lang niet altijd echt slim werken. Bedrijven, zeker de wat kleinere, gaan dan in de 'gewoontemodus' en laten kansen liggen. Ik krijg dan vaak te horen: 'Zó doen we het al járen', of: 'Dat kan volgens ons niet'. Ze denken vaak dat het ingewikkeld is en ook erg kostbaar om bepaalde uitdagingen op te lossen."
Ik kom vaak bij bedrijven om de taal van de ondernemer goed te begrijpen en de vraag te vertalen in de juiste oplossing.
Is het ook echt duur?
Kroon, nu lachend: "Nee, je praat voor heel veel kleine slimme oplossingen vaak over een paar duizend euro. Bedrijven met grote high-end workflowoplossingen van de grote leveranciers denken dan ook vaak dat 'iets ontwikkelen' meteen in de tienduizenden euro's loopt. Belangrijker is wat de investering oplevert. Veel oplossingen zijn vaak al binnen een paar maanden tot één jaar rendabel."
Wij merken in onze klantengroepen een duidelijk onderscheid in de wijze waarop grotere partijen tegen dit soort zaken aankijken ten opzichte van het MKB grafische bedrijf. Bij projecten met bijvoorbeeld: MultiPress, Canon, HP maar ook Print.com of andere grotere online spelers, zijn de gesprekken op alle niveaus anders. Ze hebben vaak ook eigen ICT kennis, waardoor ontwikkeltrajecten op juiste wijze kunnen worden ontworpen. Maar dat komen we ook wel tegen bij kleinere bedrijven. Daarvoor kunnen we klankbord zijn, met diverse serviceniveaus. Het meeste kunnen ze dan zelf doen (ook vaak programmeerwerk), we springen dan bij als ze ondersteuning op maat nodig hebben."
Voor een paar duizend euro kunnen slimme oplossingen worden aangeboden, die op jaarbasis een veelvoud van die kosten besparen.
Kroon benadrukt dat lang niet alles op maat gemaakt hoeft te worden. "Met onze jarenlange ervaring, hebben we als het ware een bibliotheek met talloze routines opgebouwd, die we makkelijk aan elkaar kunnen knopen, om aan vrijwel elke standaardvraag te kunnen voldoen."
Grafistore ontwikkelt applicaties voor onder andere Enfocus Switch.
Heb je een paar praktische voorbeelden?
Kroon: "In ons land werken zo'n paar honderd bedrijven met software van Prindustry, vaak ook in combinatie met MultiPress. Wij krijgen vaak de vraag of een bestelling in Prindustry doorgezet kan worden in het administratieve systeem van MultiPress. Een voor de hand liggende vraag, want een in Prindustry ingevoerde order opnieuw intikken, is bepaald geen slimme bezigheid. Zo'n oplossing bieden wij aan voor éénmalig 1600 euro en een vergoeding per ingevoerde order. Die vergoeding moet gezien worden als een contract op het onderhoud van de software die aan beide kanten regelmatig wordt vernieuwd, en wij moeten dan ook onze koppeling daarop aanpassen."
"Een ander voorbeeld is: de koppeling via een FTP upload via de bedrijfswebsite via de Switch workflow en Enfocus Pitstop Server voor bestandscontrole, mailnotificaties en workflowinrichting. Dit kost (buiten de jaarabonnementen voor de basissoftware) 1600 euro voor het inrichten van de complete workflow. Ook deze voorziening betaalt zichzelf heel snel terug."
"Tot slot ontwikkelen we ook mooie oplossingen voor de large format markt, bijvoorbeeld complete 'nesting' oplossingen van labels en/of etiketten. We zoeken dan naar de meest voor de hand liggende oplossingen, die lang niet altijd alleen maar via Switch hoeven te verlopen. Bij dergelijke oplossingen sturen we ook de afwerking aan, zoals bijvoorbeeld Zünd-apparatuur voor de snijbestanden." Er zijn al onafhankelijke oplossingen voor een paar duizend euro per jaar.
Bij grote bedrijven zitten wij vaak tussen de developers binnen diverse aspecten van de keten.
Advies en consultancy
Je had het over een klankbord/adviesovereenkomst. Hoe werkt dat? Kroon: "We bieden al samenwerkingsovereenkomsten aan voor 250 euro per maand, dan kunnen wij onze klanten gedurende een aantal uren antwoorden geven op vraagstukken die zij hebben, of dit nu algemeen is, of een stukje ondersteuning bij bijvoorbeeld een niet goed lopend script in een workflow."
Uitdagingen
Welke uitdagingen zie je richting 2021? Kroon: "Ik zou iedereen willen uitnodigen gewoon eens een vraag aan ons te stellen, waarvan de bedrijven denken dat iets niet kan, of dat er door gewoontepatronen niet aan wordt gedacht. Wij zijn specialist in het maken van oplossingen, we schrikken niet van uitdagingen."
